Bạn biết gì về Business Analyst?

business-analyst-la-gi

“Business Analyst là gì? Mt Business Analyst là người s có rt nhiu gii pháp cho requirement ca khách hàng, không phi lúc nào vn đ cũng được gii quyết bi gii pháp phn mm.”

Đọc bài phỏng vấn của ITviec với anh Lê Hoàng Vũ – Senior Business Analyst (BA) của Harvey Nash – để nghe anh chia sẻ về:

  • Công việc thường ngày của một BA là gì và những kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với một BA
  • Những con đường anh đã trải qua để trở thành một BA
  • Lời khuyên anh dành cho các bạn muốn trở thành BA

Tiu s: Khi vừa tốt nghiệp trường NIIT ngành CNTT vào năm 2006, anh Vũ được bạn giới thiệu vào công ty MMSOFT – Vietnam làm vị trí QA và chuyển sang BA trong hơn 2 năm, rồi anh chuyển qua HPT Vietnam Corporation làm Project Manager trong gần 1 năm. Sau đó, anh đến làm việc tại Mirae Icon với vai trò BA trong gần 1 năm tiếp theo. Do môi trường không phù hợp, anh chuyển sang làm Senior BA cho công ty Pyramid Consulting Vietnam trong 9 tháng sau đó. Và khoảng hơn 3 năm gần đây, anh làm Senior BA của Harvey Nash Vietnam.

Anh có th gii thích mt chút v công vic ca mt BA được không ?

Riêng công việc Business Analyst của anh thì là Business Analyst IT. Tức là anh làm Business Analyst (BA) cho một công ty IT chuyên làm phần mềm cho những công ty khác. Tuy nhiên nghề BA nói chung khá là rộng, không phải chỉ có BA trong IT.

Nhng công vic chính hàng ngày của anh, một BA IT, bao gồm:

1. Làm vic vi khách hàng đ ly yêu cu, ri chuyn cho ni b team. Điều thú vị ở đây là BA làm việc với khách hàng còn nhiều hơn cả PM. Và đôi khi, chính BA là người đủ thân thiết để có thể giúp công ty có thêm cơ hội hợp tác với khách hàng.

Như anh trong quá trình làm việc với nhiều khách hàng, anh từng phát hiện họ cần thêm những hệ thống khác. Anh giúp phân tích ưu nhược điểm của các hệ thống đó cho khách hàng, đưa ra nhiều giải pháp phần mềm cho họ. Tức là anh đã gián tiếp làm sales, đem lại project cho công ty.

2. Giao tiếp vi ni b team, bao gm chuyn thông tin và tho lun v yêu cu khách hàng, v d án nói chung. Cụ thể hơn, BA phải làm việc với cả Developer, QC, PM.

Từng có một dự án, khi viết yêu cầu khách hàng xong, anh nhận ra rằng có một phần việc thuộc dự án khác của team khác, không phải team anh. Lúc đó, anh trao đổi lại với bạn PM, rằng yêu cầu phát sinh này team anh có phải làm hay không, nếu làm thì tính tiền như thế nào, nếu làm thì nó có tác động gì đến những phần khác trong dự án của team không v.v…

3. Công vic v documentation, bao gm vic viết và qun lý document. Quản lý document quan trọng vì document không phải viết một lần là xong, mà còn chỉnh sửa các kiểu.

Một dự án không chỉ có một document. Quản lý document nghĩa là phải làm sao để mọi người cùng biết đâu là bản cuối cùng, và khi có những thay đổi trong dự án thì nó ảnh hưởng đến document nào.

business-analyst-ba-la-gi

Anh Vũ (ngồi ngoài cùng bên trái) cùng đồng nghiệp trong Harvey Nash

Có điu gì mà mi người thường hiu lm v mt BA?

Anh nghĩ cái mà nhiều người hiểu lầm là: khi nói đến BA, ai cũng nghĩ đến BA ITnhưng đến khi anh làm BA rồi, và anh hiểu về công việc BA thì anh mới biết BA cn thiết cho mi t chc ch không ch riêng IT. BA là Business Analyst. Thật sự trong cả chữ đó, không có chữ nào liên quan đến IT hết. (Cười.)

Theo anh, định nghĩa của nghề BA là: “BA là người giúp định nghĩa ra những yêu cầu để có thể chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác.”

Ví dụ anh nói sales của tôi đang gặp vấn đề, và vấn đề đến từ việc đội ngũ sales chưa được chuyên nghiệp. Thì người BA chính là người giúp định nghĩa ra những yêu cầu để làm sao chuyển từ trạng thái ‘đội ngũ sales chưa chuyên nghiệp’ sang trạng thái ‘đội ngũ sales trở nên chuyên nghiệp’.

Có rất nhiều giải pháp cho yêu cầu này, không phải lúc nào vấn đề cũng được giải quyết bởi giải pháp phần mềm. Giả sử bạn BA-1 sau khi phân tích thì thấy anh nên làm một phần mềm để training các bạn sales tốt hơn. Nhưng bạn BA-2 thấy rằng anh thuê toàn những bạn sales yếu kém nên đề nghị anh thay những bạn này bằng các bạn sales khác trưởng thành hơn.

Là người có nhiu kinh nghim trong ngh BA thì anh thy đim cộng và đim trừ ca ngh BA là gì ?

Về điểm cộng thì thứ nhất, với vị trí là một BA, em sẽ có cơ hội tiếp xúc với nhiều khách hàng, nhiều bạn developer, QC, QA. Vì vậy em s phát trin được k năng giao tiếp.

Điểm cộng thứ hai là em được biết rt nhiu domain knowledge. Bởi vì tính chất công việc khiến một BA biết rất nhiều domain, và mọi domain họ biết thì đều biết sâu.

Điểm cộng thứ ba thì giống như là một hiệu ứng phụ của điểm cộng thứ hai, đó là kh năng mt bn BA chuyn con đường s nghip sang nhng công vic khác là khá rng. Vì khi em làm một dự án liên quan đến Digital Marketing, em hiểu về nó, thì có thể là có một cơ duyên nào đó (như là em thấy thích thú ngành Digital Marketing hơn) để em chuyển sang làm Digital Marketing mà không làm BA nữa. Anh từng chứng kiến điều này ở vài người bạn của anh. Không chỉ Marketing mà còn có thể là Finance & Banking…

Về điểm trừ thì thứ nhất là thi gian làm vic ca mt bn BA rt ngược vi người thường. Hầu hết thời gian, BA phải làm việc với khách hàng nước ngoài nên đôi khi thời gian biểu trái với giờ sinh hoạt và làm việc của gia đình. Ví dụ thỉnh thoảng buổi tối anh phải online để họp với khách hàng ở Mỹ, ở Anh vì tối của mình là sáng của họ.

Điểm trừ thứ hai là thnh thong phi đi onsite nước ngoài. Đối với một số người, thì đây là điểm tốt. Tuy nhiên với anh, về khía cạnh gia đình thì đi onsite nghĩa là anh phải xa gia đình, thì đây là điều trở ngại.

Điểm cuối cùng, cái này thì anh nghĩ nó là thử thách hơn là điểm trừ, chính là vì anh phải thay đổi dự án thường xuyên, nên trở ngại và thử thách là lúc nào cũng phi hc nhng domain mi trong mt thi gian ngn.

Khi một khách hàng tìm đến mình thì mong đợi của họ là mình không chỉ có những kỹ năng về phân tích mà mình cần phải am hiểu về domain của họ. Thì mình phải làm sao mà khi mình gặp khách hàng, mặc dù chưa hiểu sâu về domain đó nhưng phải học đủ nhanh, nắm đủ thông tin để có thể nói chuyện với khách hàng, và thậm chí giống như là còn hiểu hơn cả khách hàng để có thể tư vấn ngược lại cho họ.

Anh có th chia s mt câu chuyn v th thách khi anh hc mt domain knowledge mi, và cách anh đã làm vic vi khách hàng v domain knowledge đó không ?

Lúc trước anh có làm việc với một khách hàng Mỹ, làm về hàng không. Dự án anh làm là về “arrange accommodations,” tức là những bạn mà trễ chuyến bay có thể lên những ki-ốt ở trên sân bay, scan passport và vé của họ, rồi hệ thống sẽ biết bạn này bay chuyến nào, rồi hệ thống sẽ chạy phần mềm để đưa ra danh sách những chuyến bay thay thế cho bạn đó chọn.

Thật sự lúc anh qua làm việc với khách hàng, anh cũng chưa biết gì về lĩnh vực hàng không, nhưng được cái là anh hay quan sát và để ý, nên lúc qua gặp khách hàng, câu đầu tiên họ hỏi là anh có biết gì về lĩnh vực này không? Nếu là anh của vài năm nước, có thể anh đã trả lời: “Xin lỗi, tôi học IT tại trường, không biết gì về hàng không cả.” (Cười.)

Nhưng lúc đó, anh đã chọn cách trả lời như sau: “Thực tế đúng là tôi chưa làm qua những dự án hàng không, tuy nhiên trong quá trình làm việc, tôi có từng sử dụng qua nhiều dịch vụ hàng không khác nhau và tôi để ý khá nhiều về nó và tôi biết cách nó vận hành như thế nào.”

Thì đó là một cái cách mà anh đã sử dụng. Lý thuyết của cách này là có th là em chưa hc qua domain đó nhưng trong quá trình sng, em đ ý ti nó thì em vn có th to được lòng tin ban đu khách hàng. Anh khuyên các bạn muốn làm BA thì phải luôn để ý đến mọi thứ xung quanh.

nghe-business-analyst-la-gi

Anh Vũ (đứng ngoài cùng bên trái) cùng đồng nghiệp trong Harvey Nash

Theo anh thì có nhng k năng và yếu t nào là quan trng nht đi vi mt người BA?

K năng giao tiếp là điều quan trọng đầu tiên. Nhưng quan điểm của anh là nghề BA và kỹ năng giao tiếp hỗ trợ qua lại cho nhau. Giao tiếp ở đây là em trao đổi và thương lượng với khách hàng về các yêu cẩu dự án.

Thứ hai, em phải là người có đu óc ci m, sẵn sàng đón nhận những cái mới. Vì nếu em không có suy nghĩ đó, cái gì thì em cũng chỉ đi theo lối mòn cũ.

Ngoài ra, theo anh thấy, một kỹ năng cần thiết cho mọi BA là suy nghĩ logic để giải quyết vấn đề và thương lượng.

Cuối cùng, em phải biết cách dùng nhng công c h tr cho BA như là Office, Visual để vẽ những hình như là wireframe mockup để trình bày cho khách hàng, hoặc là dùng những công cụ dùng để quản lý dự án Agile khá phổ biến như Jira, Confluence.

Anh có thể chia sẻ cách anh đã áp dụng để nâng cao kỹ năng giao tiếp cho bản thân không ạ?

Giao tiếp tốt giống như một vòng lặp khép kín (close loop), nghĩa là thông điệp của em được đối phương hiểu chính xác. Anh ví dụ, khách hàng email hẹn gặp em tại công ty ở địa chỉ 466/4 Lê Quang Định, quận Bình Thạnh vào lúc 9AM, thứ sáu (13/03/2015).

Nếu em là người giao tiếp không tốt, email phản hồi của em là: “Em đã nhận được thông tin và sẽ có mặt đúng giờ.”

Nếu em có giao tiếp tốt, em sẽ trả lời khách hàng là: “Em sẽ gặp anh/ chị tại công ty ở địa chỉ 466/4 Lê Quang Định, quận Bình Thạnh vào lúc 9AM, thứ sáu (13/03/2015).”

Lặp lại thông điệp giao tiếp sẽ 1) giúp em hiểu và nhớ chính xác thông điệp giao tiếp, 2) giúp đối tượng giao tiếp biết rằng em hiểu chính xác thông điệp của họ.

Khi em là người truyền đi thông điệp giao tiếp, đừng bao giờ cho rằng đối phương nhận được thông tin nghĩa là họ đã hiểu điều em muốn nói, cho đến khi họ lặp lại chính xác thông điệp của em.

Ngoài ra, mỗi khi giao tiếp với khách hàng, anh luôn áp dụng nguyên tắc SELF PR. SELF PR là từ viết tắt của:

[S]ympathy: đồng cảm, thấu hiểu đối tượng giao tiếp, lắng nghe và nhìn từ góc nhìn của người đối thoại.

[E]ngage: để tâm, chú ý vào câu chuyện đang giao tiếp, thỉnh thoảng lặp lại lời người đối thoại để chứng minh rằng mình đang lắng nghe.

[L]isten more: lắng nghe trước và lắng nghe nhiều hơn là nói. Không chỉ lắng nghe bằng tai, mà cả bằng mắt – nhìn thẳng vào người nói, và bằng toàn thân – vai thẳng, song song, đối diện với người nói.

[F]eedback: đưa ra phản hồi ngay lập tức khi đối tượng giao tiếp có câu hỏi.

[P]recise: phản hồi chính xác những điều mà đối tượng giao tiếp hỏi.

[R]esult oriented: tập trung vào kết quả cuộc đối thoại.

Làm sao đ mt bn sinh viên mi ra trường hoc là Developer, có th xác đnh được rng mình hp vi ngh BA hay không?

Nếu bạn nào thấy 1) mình là người thích giao tiếp và có nền tảng giao tiếp tương đối ổn, 2) mình thích tìm hiểu về nhiều ngành nghề và cũng có hiểu biết tương đối về 1-2 ngành nghề nào đó, 3) tiếng Anh của mình khá, thì 80% khả năng bạn đó có thể chọn con đường BA.

20% còn lại chính là bạn đó phi có nn tng v IT. Vì nếu em như một tờ giấy trắng về CNTT, thì document cuối cùng em viết ra cũng giống document của khách hàng, đều là ngôn ngữ kinh doanh. Vậy câu hỏi là ý nghĩa của việc ‘nhờ em diễn dịch từ ngôn ngữ kinh doanh sang ngôn ngữ kỹ thuật’ nó nằm ở đâu?

Nếu mt bn mun phát trin s nghip theo đnh hướng BA thì anh khuyên bn đó nên hc cái gì ngay bây gi?

Anh gợi ý cho các bạn hai nguồn.

Thứ nhất là nguồn quốc tế, thì hiện nay có một tổ chức là IIBA. Tổ chức IIBA này hiện nay là tổ chức nổi tiếng nhất trên thế giới về BA, và họ là về BA tổng quát, không chỉ riêng BA IT.

Họ phát hành một quyển sách là BABOK (Business Analysis Body Of Knowledge). Em có thể đăng ký thành viên, họ sẽ gửi cho em quyển ebook này để tự học. Học xong, em có thể ứng dụng việc học vào công việc hàng ngày hoặc là đăng ký thi online để lấy bằng (CCBA và CBAP).

Ở Việt Nam, anh biết một công ty cung cấp training về BA, là BAC. BAC có hai khóa học là BA căn bản và BA nâng cao. Hơn nữa họ có ưu điểm là một đối tác của IIBA.

Xem thêm các tài liệu cho Business Analyst hữu ích.

Nếu có mt tech guy mun chuyn sang làm BA thì bn y nên tiếp cn như thế nào ?

ba-la-giThứ nhất, theo anh là mấy bạn QC có suy nghĩ gần với BA hơn. Nên nếu các bạn mới ra trường, có khả năng lập trình và các bạn cũng muốn chọn BA, thì bạn nên đi theo hướng QC, sau đó chuyn sang BA s d dàng hơn.

Thứ hai là các bạn nên đi hc và luyn tp nhiu v tiếng Anh.

Thứ ba là mặc dù chưa ai “phong” cho bạn chức danh BA, nhưng trong dự án, chắc chắn có nhiều lúc phát sinh những vic có tính cht ging vi công vic ca BA. Khi đó, các bạn cứ t tin tình nguyn nhn công vic đó để mình tập làm quen.

Ví dụ thông thường trước dự án BA có một buổi trao đổi yêu cầu khách hàng cho cả team. Sau đó, BA chuyển qua viết yêu cầu khách hàng cho những dự án tiếp theo. Thì nếu em là QC, em định hướng chuyển sang BA thì em hãy cố nghe kỹ mọi thông tin trong buổi họp đó hoặc em làm việc riêng với BA để hiểu thêm về yêu cầu khách hàng. Tiếp theo, em nói với các bạn developer là: “bạn nào có gì không hiểu thì trước khi qua hỏi BA có thể hỏi tôi trước; nếu tôi không trả lời được, tôi sẽ qua hỏi BA để trả lời thêm cho các bạn.” Tự nhận những trách nhiệm như vậy giúp em gần gũi và dễ dàng chuyển đổi công việc của mình hơn.

Career path ca mt BA thì s đi theo nhng con đường nào anh nh?

Lúc trước, anh định hướng con đường nghề nghiệp làm BA của mình theo như road map tại IIBA. Anh nghĩ các bạn cũng có thể tham khảo tại đó, vì nó là chuẩn quốc tế. Có hai con đường, 1) dành cho những bạn junior, 2) dành cho những bạn senior.

Sai lm ln nht mà anh tng mc phi và bài hc anh rút ra t sai lm đó là gì?

Lúc trước có một dự án mà khi anh đọc sơ yêu cầu của nó rồi so với thời gian dự tính của team thì anh thấy là với nguồn lực hiện tại, team chắc chắn không thể hoàn thành dự án với yêu cầu nhiều như vậy.

Khi anh tham gia dự án thì nó đã chạy được một thời gian ngắn rồi. Sai lầm của anh là thay vì phải ngay lập tức feedback cho cả team với một thái độ cứng rắn thì anh lại nói thôi kệ, cứ cố gắng thôi. Nhưng càng làm thì thấy là càng đuối, không thể giải quyết được.

Chốt lại, anh học được bài học là phải nhìn nhận vấn đề đúng như những thật sự của nó, và đôi khi phải có thái độ cứng rắn đối với cả team cũng như cả bản thân mình trong việc thừa nhận vấn đề.

Robby2

Bạn có đang định hướng trở thành một BA trong tương lai? Hoặc bạn đã là BA thì có kinh nghiệm gì về nghề BA mà bạn muốn chia sẻ cùng mọi người? Hãy cùng thảo luận tại phần comment ở cuối bài viết.

Và nếu bạn nào có hứng thú với nghề BA thì có thể tham khảo các việc làm Business Analyst tại ITviec.

About the Author:

Product Owner

My business cards say such things as Product Owner. Read more...

Comments